ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ

“ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ได้ให้คำจำกัดความ “หนังสือราชการ” ไว้ว่า เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ เช่น หนังสือที่กระทรวงต่างประเทศมีไปถึงทำเนียบรัฐบาล มีไปถึงที่ปรึกษานายกฯ หรือไปถึงหน่วยงานซึ่งมิใช่เป็นของราชการก็ตาม หนังสือนี้ยังแบ่งออกเป็น ๖ ชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายในและหนังสือสั่งการ เป็นอาทิ ที่เราเห็นกันอยู่บ่อย ๆ ปั๊มตราครุฑบ้าง ไม่ได้ปั๊มบ้าง นั่นขึ้นอยู่ว่าเอกสารนั้นเป็นแบบพิธีการมากน้อยอย่างไรนั่นเอง

หนังสือที่ต้องการให้มีการปฏิบัติรวดเร็วทันใจเป็นพิเศษตั้งแต่การจัดส่งและการดำเนินการทางสารบรรณ ต้องประทับตราความรวดเร็ว ซึ่งแบ่งเป็น ๓ ประเภท หรือ ๓ ความเร็ว คือ

“ด่วนที่สุด” ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้นกรณีนี้อาจยกตัวอย่างเรื่องน้ำท่วมปักษ์ใต้ กระทรวงมหาดไทยก็ต้องสั่งการให้ส่วนราชการช่วยเหลือประชาชนอย่างด่วนที่สุด

“ด่วนมาก” ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว

“ด่วน” ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

“ชั้นความเร็ว” จะถูกระบุด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง (ชื่อเรียกตัวพิมพ์แบบหนึ่ง) ๓๒ พอยต์ ให้เห็นชัดเจนบนหนังสือและบนซอง โดยมากบนหนังสือมักจะอยู่ส่วนบนสุดด้านซ้ายมือ (หรือขวามือของครุฑ) ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า “ด่วนภายใน...” แล้วลงวัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นถึงผู้รับต่อท้าย

ชั้นความเร็วคงไม่มีอะไรมากไปกว่านี้ “ซองคำถาม” เห็นหนังสือราชการประทับตรา “ด่วน” กันเป็นปกติวิสัย นี่แสดงว่าข้าราชการบ้านเราถนัด “ปฏิบัติหน้าที่เร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้” อยู่แล้ว